อุปนิสัยที่ 3 ทำสิ่งสำคัญก่อน

หลังจากได้อธิบายอุปนิสัยที่ 1 และ 2 ใน The 7 Habits of Highly Effective People ซึ่งก็คือ Be Proactive กับ เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายในใจ  Begin With the End in Mind ไปแล้วนั้น

ก็มาถึงอุปนิสัยที่ 3 คือ การทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน  Put First Things First  เป็นอุปนิสัยของการบริหารส่วนตน

 “สิ่งสำคัญคือการทำให้สิ่งสำคัญ  สำคัญ”  Stephen Covey

งงมั้ยครับ แล้วอะไรคือสิ่งสำคัญ?   ก็คือสิ่งที่เราได้กำหนดไว้ในอุปนิสัยที่ 2 Begin With the End in Mind ครับ คือ กิจกรรม งานต่างๆ ที่สอดคล้องกับคำปณิธาน ของเราครับ

สำหรับอุปนิสัยที่ 3 นี้ทางผู้เขียนเขา ใช้การตัวอย่างเรื่องของการนำเอาก้อนหินหลายๆ ขนาด ซึ่งมีขนาดใหญ่ กลาง และขเล็ก จนไปถึงก้อนกรวด แล้วให้ใส่ลงไปในถังเปล่า 1 ใบให้เต็ม โดยต้องไม่ให้เกินกว่าขอบถัง ผู้ที่ได้รับเชิญจะเทก้อนกรวดลงไปในถังก่อน จากนั้นค่อยพยายามใส่ก้อนหินแต่ละขนาดลงไป จึงมีก้อนหินหลายก้อนที่ไม่สามารถใส่ได้ โดยเฉพาะก้อนใหญ่ๆ  พอถึงคราวที่ ดร.โควีย์  ทำให้ดู ก็คือให้ใส่ก้อนหินขนาดใหญ่ลงไปก่อน ตามด้วยขนาดกลาง เล็ก จากนั้น ก็เทก้อนกรวดลงไป ซึ่งกรวดเหล่านี้ก็จะไปแทรกอยู่ระหว่างช่องว่างของหินก้อนใหญ่ ทำให้สามารถใส่หินทั้งหมดลงถังได้

โดยได้เปรียบเทียบว่า หินขนาดใหญ่(Big Rock) คือสิ่งสำคัญของชีวิตเรา  ก้อนขนาดกลาง เล็ก และกรวด มีสำคัญลดหลั่นกันลงมา ถ้าเรามัวแต่ไปใส่ใจกับกรวด หรือสิ่งที่สำคัญน้อย ก็จะทำให้เราไม่มีเวลาที่จะมาทำสิ่งสำคัญ  ซึ่งทำให้เราไปไม่ถึงเป้าหมายซักที สิ่งที่ควรจะทำก็คือ ให้ความสำคัญกับสิ่งสำคัญในชีวิตของเราก่อน จากนั้นก็ค่อยพิจารณาความสำคัญลำดับรองลงไป

โดย ดร.โควีย์ ได้ให้เราจำแนกกิจกรรมต่างๆ ออกเป็น 4 ประเภท ตามตารางเวลา ตามรูปด้านล่างนี้

Q1 สำคัญ และเร่งด่วน เป็นงานจำเป็นต่างๆ เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น ประชุมด่วน  วิกฤติการณ์ต่างๆ ปัญหากดดัน  สิ่งที่ไม่คาดคิด งานแบบนี้ถ้ามีมากเกินไปก็จะทำให้เราไม่สามารถจัดสรรเวลาได้  เพราะมัวแต่แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลา

Q2  สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ถือเป็นสิ่งสำคัญ เป็นงานที่ก่อเกิดประสิทธิผล เป็นกิจกรรมที่เน้นการวางแผนเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาต่างๆ ขึ้น เช่น การทำงานแบบ Proactive  การทำงานเพื่อเป้าหมายสำคัญ ความคิดสร้างสรรค์  การวางแผนป้องกัน  การเรียรู้  เป็นต้น แต่คนส่วนใหญ่มักจะไม่ค่อยใช้เวลากับส่วนนี้ เพราะเป็นเรื่องที่ต้องมานั่งคิด นั่งวางแผน เพื่อป้องกันระยะยาว

Q3 ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เป็นงานที่รบกวน ส่วนใหญ่เรามักจะใช้เวลาส่วนนี้มากไปหน่อย เช่น การประชุมที่ไม่เกี่ยวข้อง  การอ่านและตอบอีเมล์ การรับโทรศัพท์ของใครก็ตามที่โทรเข้า เป็นต้น

Q4 ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่เสียเวลา เช่นการเล่น Facebook  การเล่นเกมส์  การดูทีวี เล่น Internet   การพักผ่อนมากเกินไป  ส่วนใหญ่คนมักจะทำกิจกรรมเหล่านี้มากเกินไป จนไม่เหลือเวลาทำงานสำคัญ

 

สิ่งที่เราต้องทำ คือ  การให้เวลาในกิจกรรมสำคัญที่จะทำให้เราไปสู่เป้าหมาย มุ่งเน้นงานใน Q2   ซึ่งเรื่องพวกนี้ได้แก่ เรื่องของการวางแผน  การป้องกันปัญหา   การแสวงหาโอกาสใหม่ ๆ โดยหากเราทำงานใน Q2 ได้ดีและเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ  เรื่องเร่งด่วนต่าง ๆใน Q1 ก็จะลดลงตาม

การจัดตารางให้การทำสิ่งสำคัญ Big Rock ลงไปในตารางก่อน จากนั้นจึงค่อยจัดระเบียบงานปลีกย่อยส่วนที่เหลือ และเราก็พยายามลดกิจกรรมที่ไม่สำคัญใน Q3, Q4 ไปด้วย

และสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ

เมื่อเผชิญกับสถานการณ์ที่ต้องเลือก ต้องยืนหยัดในการทำสิ่งสำคัญก่อนเสมอ